Politika Geliştirme Sürecindeki Temel Adımlar

Danışma (istişare) ve hazırlık evresi kurumsal açık erişim politikası uygulamada önemlidir. Araştırma yapan kurumların karar vericileri, konuyla ilgili AB politikalarıyla uyumlu koordine edilmiş ulusal pozisyonlar/stratejilerle sonuçlanan istişarelere, ulusal düzeyde üniversite rektörleri konferansı tartışmaları gibi, katılmalıdırlar. Her araştırma kurumunda yapılan tartışmalar uzlaşmaya dayanan bir politika belgesi taslağı hazırlamak ve öğretim üyelerinin desteğini sağlamak için esastır. AYK içinde bir çalışma grubunun kurulması buna katkıda bulunabilir. Bu evrede finansal planlama ve politikanın uygulanması için arşiv ofisi gibi bir destek mekanizmasının geliştirilmesi gereklidir.

Politikanın kabul edilmesi ilgili kurumsal düzenlemenin geliştirilmesini içerir (ör., önerinin senato tarafından oylanması ya da düzenlemenin rektör tarafından imzalanması). Kurumsal düzenleme tüm öğretim üyeleri/araştırmacılar için zorunlu olmalı ve profesyonel yükselme işlemleriyle ilişkilendirilmelidir. Politika öğretim üyelerine ve personele açık bir şekilde sunulmalı ve açıklanmalıdır. Politikanın uygulanması için örgütsel ve teknik destek verilmelidir. Politika ondan sonra kaydettirilmeli ve uygun politika kütüğü aracılığıyla duyurulmalıdır http://roarmap.eprints.org/.

Politika kabul edilmeden önce bir kurumsal arşiv geliştirilmeli ve işletimsel hale getirilmeli ya da AYK’nin ve araştırma personelinin arşiv işlevlerine erişimi olmalıdır. Arşiv bir AYK’nin bilimsel çıktılarına erişim sağlayan ve bunları koruyan e-altyapıdır ve kendi kendine arşivleme direktifinin uygulanmasını destekler. Arşivler birlikte çalışabilirlik standartlarını (OAI-PMH) destekleyen yazılım kullanılarak geliştirilmeli ve ulusal e-altyapı ve OpenAIRE gibi Avrupa altyapılarıyla birlikte çalışmalıdır. Arşiv işletme politikaları geliştirilmeli ve araştırmacılara düzenli eğitim verilmelidir.

Yüksek kabul oranlarını garantilemek için sürekli destek ve savunuculuk çok önemlidir. Bu amaçla AYK içinde işleyen bir yapı geliştirilmelidir. Araştırmalar bu görevi yerine getirmek için en uygun araştırma kurumu hizmetinin kütüphane olduğunu ve bu mekanizmanın kütüphane içinde geliştirilebileceğini göstermektedir. Bu yapı kendi kendine arşivleme konusunda araştırmacılara gerekli eğitimi vermeli, örgüt içinde savunuculuk yapmalı, telif hakkı ve diğer ilgili sorunlar hakkında bilgi, arşiv işlevi için teknik destek vs. sunmalıdır.  Bir politikanın başarısının önemli koşulu araştırmacıların açık erişim ve kendi kendine arşivlemenin -hem kısa hem uzun dönem- yararlarının yanı sıra kendi çalışma programlarının bir parçası olarak gerekirliklerini de anlamalarıdır.

Politikanın orta ve uzun vadede sürdürülebilirliğini sağlamak ve kendi kendine arşivleme uygulamasını araştırmacıların çalışma programlarına tam olarak yerleştirmek için izleme ve denetleme şarttır. Öğretim üyelerinin açık erişim politikasına uyup uymadıkları ölçülmeli ve öğretim üyelerine araştırmalarını paylaşmak için teşvikler sağlanmalıdır (ör., arşiv aracılığıyla araştırmaları sergileme araçları).  Politikaya uyulmasını sağlama almanın en etkin yolu kendi kendine arşivlemeyi araştırma değerlendirme süreçleriyle ilişkilendirmektir. E-altyapıyı ve destek mekanizmalarını uzun dönem yaşatmak ve gerekli güncellemeleri yapmak için mali kaynaklar garanti edilmelidir.